Trong 1 công ty Nhật thì thứ cao nhất, luôn “để trên đầu” là Tập thể và Kết quả sau cùng của nhiệm vụ. Người Nhật coi trọng thông tin và việc chia sẻ thông tin. Đối với họ, thông tin và chia sẻ thông tin chính là chìa khoá giải quyết mọi vấn đề.
Vậy, trong Teamworking, khi mà từng thành viên phụ trách 1 công đoạn riêng, người Nhật làm thế nào để kiểm soát thông tin, tránh cái khó chịu do Ichi ichi Komakai mang lại?

Họ có Ho – Ren – So.
Ho – Ren – So là quy tắc 3 bước cho mọi hoạt động truyền thông, đảm bảo thông tin thông suốt, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian.

Ho – Ren – So là viết tắt của 3 chữ:
– Hokoku: báo cáo
– Renraku: liên lạc
– Soudan: thảo luận (để đưa ra giải pháp)

Cụ thể:
– Trước khi làm nhiệm vụ, bạn cần báo cáo bạn sẽ làm những bước gì, thời gian dự kiến như thế nào
– Trong khi làm nhiệm vụ, có phát sinh gì ngoài khả năng xử lý, bạn cần liên lạc gấp với tất cả những người liên quan
– Bạn nên thảo luận thật kỹ với các bên liên quan, nhằm đưa ra 1 giải pháp có lợi nhất cho toàn cục.

Ho – Ren – So gần như đã trở thành bộ quy tắc ứng xử chung cho xã hội Nhật, không chỉ trong công việc mà cả trong sinh hoạt hằng ngày.

Ví dụ:
– Hẹn gặp đối tác thì cần thông báo rõ: thời gian, địa điểm, số lượng thành viên CTY mình sẽ tham gia, vấn đề cần trao đổi….
– Nếu trước khi gặp có phát sinh, ví dụ phía mình tăng người tham dự, thì nhất thiết phải báo cho đối tác
– Có khó khăn gì đó mà cty mình không đến hẹn được, thì cần trao đổi với đối tác để đưa ra phương án thay thế được 2 bên đồng thuận.

Ngoài các nguyên tắc nổi tiếng như 5S, Kaizen, thì Ho – Ren – So cũng là 1 thứ rất đáng học tập từ người Nhật.
Chỉ với quy tắc ứng xử đơn giản như thế, người Nhật đã thay đổi cả thế giới và thay đổi cách thế giới nhìn họ.

Nếu bạn cảm thấy ai đó đang Ichi Ichi Komakai với mình, làm mình khó chịu, hãy tự mình nhìn nhận xem mình đã Ho – Ren – So chưa nhé!

Fun fact: người Nhật rất thích cải bó xôi và rất hay ăn rau bó xôi, 1 phần vì tên của rau bó xôi chính là horenso 🙂

Chúc cả nhà 1 mùa Giáng sinh an lành!
Nguyễn Thị Mỹ Dung
Cty Anh Huyên Việt Nam – NPP Thực phẩm chức năng Ogaland Nhật Bản

Nguồn: Quản trị và khởi Nghiệp