P.3, Q. Gò Vấp, HCM
Thứ hai đến thứ bảy
Đây là một công cụ quản lý không thể thiếu được được của các ngành hàng thương mại (mua vào bán ra) nói chung và công ty, doanh nghiệp tư nhân, cửa hàng ,shop thời trang, mỹ phẩm, điện thoại, nông sản thực phẩm, đồng hồ, linh kiện, máy móc, ô tô xe máy v.v… nói riêng.
Phần mềm quản lý hàng hóa mang đến cho người quản lý một công cụ đơn giản, chính xác, ổn định giúp cho người quản lý thoải mái và có thêm nhiều thời gian hơn …
Người dùng phần mềm rất sơ ý bỏ qua công đoạn quan trọng nhất trong việc quản lý hàng hóa đó là khai báo hàng hóa.
Khi ta thêm một loại hàng hàng hóa có nghĩa là ta khai báo với hệ thống là ta có kinh doanh mặt hàng này. Hệ thống có nhiệm vụ lưu trữ và thống kê thông tin: mã hàng (barcode), số lượng, giá bán, giá vốn, nhóm hàng, màu sắc, hình ảnh, lượng tồn kho tối thiểu ta cần để ta biết mà nhập hàng khi thiếu và lượng tồn kho tối đa để ta biết thôi không nhập hàng nữa vì còn quá nhiều.
Với các công nghệ tìm kiếm thông minh hiện nay ( Smart search ) việc tìm ra 1 hàng hóa trên phần mềm hoặc ở vị trí trong kho bằng tên rất đơn giản và nhanh chóng. Phần mềm quản lý thông tin hàng hóa cũng phải tích hợp vào để dễ dàng kiếm ra một nhóm hàng hoặc 1 mặt hàng bằng tên hay bằng mã ( Barcode) hoặc kết hợp tên, mã + với thuộc tính màu sắc, kích thước v.v… mốt cách chính xác
Chính vì thế nên khi đặt tên hàng hóa ta phải đặt một cách thông minh và đơn giản để dễ dàng tìm kiếm. Lưu ý hơn là ta phải đặt làm sao để thuận tiện cho việc tìm kiếm theo cách mà ta thường hay tìm kiếm phục vụ cho những câu hỏi của khách hàng.
Hàng hóa ta phân làm hai loại một loại có quản lý tồn kho như quần, áo, thời trang, đồng hồ v.v.. một loại không quản lý tồn kho như dịch vụ sửa chữa, dịch vụ chăm sóc Spa hoặc ngành hàng cafe nhà hàng thì các món ăn, thức uống pha chế như : cafe sữa, đá chanh , mỳ xào bò, cơm chiên dương châu v.v…
Hàng hóa có quản lý tồn kho tức là có xuất, có nhập có số lượng kiểm soát ra vào kho. Chính vì thế nên ta có thể cho phép bán âm hoặc không. Bán âm tức là không có hàng trên hệ thống nhưng hệ thống vẫn cho phép bán ra trước để hỗ trợ các trường hợp ta có hàng nhưng vì bị lệch kho hoặc hàng về nhưng chưa nhập kịp mà có khách mua nên ta phải bán trước rồi nhập kho sau hệ thống sẽ tự trừ. Tính năng cho phép bán âm này cũng rất hay chúng ta có thể lợi dụng để phát hiện hoặc cảnh báo kho đang có dấu hiệu không chính xác để ta có hành đông tiến hành kiểm kho cho sản phẩm bị âm đó.
Trong hệ thống quản lý hàng hóa tuy đã có các công cụ (Smart Search) hoặc thiết bị hỗ trợ tìm kiếm sản phẩm ( Máy quét mã vạch) tuy nhiên để ngăn nắp và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm nhanh và phân loại sản phẩm thì nhóm hàng là lựa chọn chính xác nhất.
Ngoài ra khi xem các loại báo cáo theo nhóm hàng như báo cáo tồn kho theo nhóm hàng, báo cáo doanh số theo nhóm hàng, báo cáo lợi nhuận theo nhóm hàng thì công dụng của nhóm hàng phát huy mạnh mẽ, cho ra những định hướng kinh doanh về các nhóm hàng hoặc ngành hàng mà ta quan tâm .
Đối với phần mềm quản lý hàng hóa của chúng tôi thì nhóm hàng còn có tác dụng sắp xếp thứ tự với danh mục sản phẩm của website bán hàng khi kết nối với hệ thống quản lý hàng hóa.
Đây là một tính năng có thể nói là ít tác dụng trong hệ thống quản lý hàng hóa nhưng không thể thiếu được vì nếu một hàng hóa được khai báo có thuế tức là mua vào có thuế và bán ra có thuế. Trong quá trình tính lợi nhuận thì tổng số thuế được xuất trong tháng cũng tham gia vào quá trình tính lợi nhuận của chúng ta.
Ngoài ra trên bill bán hàng cũng thể hiện được mặt hàng có thuế bằng cách cấu hình trong mẫu in của phần mềm quản lý hàng hóa. Thuế trên từng mặt hàng và thuế trên tổng đơn hàng.
Đa số mọi người đều nghĩ rằng mã vạch ( mã hàng hóa ) rất phức tạp cho việc đặt ra 1 mã nào đó cho 1 hàng hóa. Nhưng đó là những hàng xuất khẩu hoặc có yêu cầu cao về việc nhìn vào 1 mã sản phẩm ( mã vạch ) biết được 1 phần nguồn gốc hàng hóa.
Đối với chúng ta thì mã hàng hóa chỉ là những con số được gán cho 1 hàng hóa sau đó dùng phần mềm quản lý hàng hóa để chuyển thành mã vạch để dễ dàng dùng máy quét mã vạch đọc nhanh hơn trong quá trình bán hàng hoặc tìm kiếm sản phẩm. Lý do tại sao phải chuyển thành mã vạch vì chưa có thiết bị nào có thể soi vào chữ hoặc số mà đọc được trừ những thiết bị cực kỳ đắt tiền và ta cũng không có nhu cầu sử dụng những thiết bị như vậy trong kinh doanh. Vì thế trong phần mềm quản lý hàng hóa ta cứ để hệ thống tự sinh ra và in nó ra dán vào sản phẩm cho việc quản lý trở nên đơn giản.
Trong kinh doanh để giữ được lượng hàng hóa tối thiểu cho phép hoặc tối đa cho phép là cái không bao giờ đễ dàng, tuy nhiên đối với phần mềm quản lý hàng hóa việc biết được hàng nào sắp hết hoặc hàng nào còn nhiều trong kho là 1 cảnh báo rất quan trọng đối người quản lý bán hàng vì nó giúp cho người bán có thể biết trước được số lượng từ đó điều phối được lượng hàng hóa cần thiết trong kho mà không cần ôm hàng quá nhiều hoặc thiếu hàng để bán.
Sau khi đã tạo thêm hàng hóa thì việc quản lý chỉnh sửa hàng hóa là việc cần thiết nhất của hệ thống quản lý hàng hóa như việc sửa giá bán, sửa giá nhập lần đầu tiên, chuyển đổi nhóm của sản phẩm, thêm 1 giá trị của thuộc tính, xem thẻ kho, thêm hình ảnh, hoặc ngưng kinh doanh của 1 sản phẩm, hoặc chỉnh lại lượng tồn kho tối thiểu hoặc tồn kho tối đa, cho phép hiện ra website bán hàng hoặc không.
Quản lý hàng hóa tập trung được tích hợp các tính năng làm nhanh làm hàng loạt là những tiện ích thông minh mà chúng ta hướng tới.
Trong quá trình khai báo hàng hóa nếu quên hoặc chưa để giá vốn thì ta có thể chỉnh sửa sau. Đối với giá vốn thì chỉnh sửa được chỉ ở lần dầu tiên, sau khi đã có giá vốn thì ta có thể chỉnh ở phần nhập hàng hoặc phiếu nhập gần nhất. Giá bán thì lúc nào muốn thay đổi chỉ cần vào chỉnh toàn bộ hệ thống sẽ thay đổi giá ngay lập tức.
Ngoài ra có thể thay đổi giá hàng loạt bằng phiếu nhập không cần ghi số lượng.
Khi có nhu cầu thay đổi nhóm hàng hoặc số lượng tồn kho tối thiểu tối đa ta có thể vào đây để chỉnh sửa cho từng sản phẩm một cách đơn giản nhất.
Nếu ta muốn thay đổi hiển thị sản phẩm ra website bán hàng hoặc cho phép bán âm hoặc lượng cảnh báo tồn kho tối thiểu hoặc tối đa cho nhiều mặt hàng ta có thể chọn nhiều sản phẩm để làm cùng lúc.
Lưu ý khi chỉnh sửa cho phép bán âm trở về không cho phép bán âm thì sản phẩm phải được xử lý không bị âm trước khi thực hiện.
Việc chuyển từ các hệ thống phần mềm khác qua sử dụng phần mềm mới thì việc có sẵn 1 danh mục hàng hóa, sản phẩm ở dạng excel là điều cần thiết và cần thiết hơn nữa là phải chuyển toàn bộ hàng hóa kinh đang kinh doanh vào hệ thống quản lý mới. Chúng tôi đã có sẵn file mẫu chỉ cần down về điền vào các cột cho chính xác là chúng ta có thể chuyển hằng ngàn sản phẩm vào cùng 1 lúc.
Ngoài ra để lưu trữ thì hệ thống có thể xuất ra file excel để lưu trữ.
Nếu quản lý hàng hóa đơn giản không cần quản lý màu sắc, thuộc tính kích thước v.v… chúng ta có thể dùng file import excel cơ bản để chuyển dữ liệu hàng hóa cũ từ các phần mềm khác vào hệ thống phần mềm đơn giản và nhanh chóng.
Nếu quản lý hàng hóa cần quản lý màu sắc kích thước loại hàng hóa chúng ta có thể dùng file nâng cao để chuyển dữ liệu cũ vào hệ thống phần mềm quản lý hàng hóa. Ngoài ra chúng ta có thể quy đinh lượng tồn kho tối thiểu tối đa của 1 loại hàng hóa bằng cách ghi số lượng vào file excel import. Nếu các bạn không muốn phát sinh phiếu nhập thì có thể điền số lượng tồn kho đầu kỳ đã chốt ở hệ thống cũ chuyển vào hệ thống mới luôn.
Số lượng danh mục hàng hóa nhiều lên cũng là 1 loại dữ liệu cần để quản lý và kiểm soát vì thế phần mềm quản lý hàng hóa phải có tính năng xuất ra excel để giữ và đôi khi chúng ta không quan tâm đến dữ liệu kinh doanh cũ ta cần làm mới lại hệ thống cho năm mới thì đây là 1 tính năng rất cần thiết để làm lại dữ liệu mới với danh mục hàng hóa cần thiết.
Ngoài ra khi chúng ta muốn nhập hàng hàng loạt bằng file excel thì xuất file danh mục hàng hóa ra để lấy mã hàng cho vào file excel là điều cấn thiết. Tính năng xuất excel danh mục hàng hóa rất cần cho những trường hợp này.
0934 115 288 – Đăng ký sử dùng phần mềm quản lý hàng hóa
Tham khảo ngành nghề phù hợp để có thể hợp tác với BSO Việt Nam
