BỐ TRÍ NHÂN SỰ & MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRONG MỘT QUÁN CÀ PHÊ.

Còn nhớ năm 2013 khi chuẩn bị mở quán cà phê, tôi đã tìm kiếm các tài liệu hướng dẫn về cách vận hành nhân sự cho quán và gặp nhiều khó khăn. Có hai lý do chính, một là tìm được các tài liệu quy chuẩn cho hệ thống quản lý lớn (ví dụ tôi còn bộ tài liệu của KFC được người bạn tặng) nhưng quán của gia đình tôi có quy mô nhỏ & vừa nên khó áp dụng hoàn chỉnh như vậy, hai là nhiều trang tài liệu muốn tải phải trả phí nhưng đọc qua giới thiệu thì thấy na ná như hệ thống quản lý quán lớn… Thế là tôi đi học từ người có kinh nghiệm, mày mò quan sát và đút kết lại để viết ra bộ tài liệu hướng dẫn quản lý quán cà phê theo hướng chuyên nghiệp, năng suất cao và hiệu quả để phù hợp với quy mô kinh doanh. Hơn nữa, tôi muốn dành tặng tri thức này đến những ai có dự định mở quán cà phê.

Trong thực tế kinh doanh của mỗi quán cà phê, người doanh chủ cần điều chỉnh để phù hợp với mỗi mô hình vì dưới đây là tôi viết dành cho một quán cà phê có thật. Và hơn nữa nếu bạn muốn nghiên cứu về lĩnh vực kinh doanh quán cà phê, bạn nên đọc hết chuỗi bài viết THẬT NHẤT tôi đã chia sẻ ở group QTvKN nhé.

Các bộ phận tại một quán cafe thông thường gồm:
1. Bộ phận phục vụ.
2. Bộ phận pha chế/bếp.
3. Bộ phận thu ngân.
4. Bộ phận tạp vụ.
5. Bộ phận bảo vệ.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN PHỤC VỤ
Yêu cầu:
1. Có ý thức phục vụ, tự giác trong công việc và tuân thủ nội quy quán.
2. Siêng năng, tập trung và có trách nhiệm trong công việc.
3. Ghi nhớ và thực hiện 4 điều cơ bản của sự nghiệp phục vụ.
– Điều 1: Khách hàng luôn luôn đúng.
– Điều 2: Nếu khách hàng sai xem lại điều 1.
– Điều 3: Khách hàng là người trực tiếp trả lương cho tất cả chúng ta.
– Điều 4: Văn hóa cảm ơn (cảm ơn khách hàng đã trả lương cho ta, cảm ơn đồng nghiệp đã cộng tác với ta, cảm ơn cấp trên đã hỗ trợ ta…).
Nội dung công việc phục vụ:
I. Đầu ca
1. Lấy dấu vân tay vào ca.
2. Vệ sinh khu làm việc: Quét sân; Lau bàn ghế; Giặc khăn lau bàn …
3. Chuẩn bị đồ dùng khu tiếp trung gian: ly trà đá, ly & tách trà nóng, gạt tàn, thùng đựng đá bi, xô đựng trà đá, khay bê café, ly đựng nước đá tan, đế lót ly, nước bình 20 lít, cờ tướng, menu, trà bắc …
II. Trong ca
1. Tập trung để phát hiện khách mới đến để mời trà đá (hoặc trà nóng), quan sát để phát hiện các nhu cầu khác của khách hàng, thể hiện văn hóa của sự nghiệp phục vụ.
2. Thực hiện theo Quy trình tác nghiệp Phục vụ – Thu ngân – Pha chế.
2.1 Chú ý quan sát:
– Luôn quan sát để phát hiện khách đến, vị trí khách ngồi.
– Mời khách hàng ngồi, mời trà đá (hoặc trà bắc) theo yêu cầu.
2.2 Order hàng hóa:
– Ghi rõ ràng yêu cầu khách hàng: Đúng số bàn, đúng và đủ món, chữ viết rõ ràng.
– Phải xác nhận yêu cầu khách hàng rõ ràng (bắt buộc trong từng trường hợp bàn có nhiều khách hoặc bàn vừa có thức ăn và uống).
Chú ý: Order sai món phạt 40.000đ/lần và nhân viên phải thanh toán món đó nếu món không thể đổi được.
2.3 Gửi phiếu order cho thu ngân
– Dán phiếu order chỗ thu ngân.
– Lấy phiếu chế biến được in tại máy chuyển sang khu pha chế.
2.4 Nhận hàng hóa và chuyển cho khách hàng
Kiểm tra hàng hóa có đúng với yêu cầu khách không (nếu sai ngay lập tức điều chỉnh)
2.5 Thường xuyên chăm sóc khách hàng
– Nhân viên phải quán xuyến khu vực phụ trách: thường xuyên châm trà đá (trà bắc), thu dọn ly đã dung xong, lau dọn bàn & ghế sạch sẽ…
– Thường xuyên đi lại trong khu vực phụ trách để phát hiện hoặc nhận yêu cầu mới từ khách hàng.
III. Kết ca
1. Vệ sinh lại khu làm việc gồm: Lau bàn ghế; Đổ xô nước bẩn và rửa sạch; Đổ rác theo quy định; Thu ly – tách bẩn vào khu rửa ly; Giặc khăn lau bàn.
2. Bàn giao khách hàng cho ca tiếp theo. Lấy dấu vân tay kết ca.

NỘI QUY BỘ PHẬN PHA CHẾ
1. Tuyệt đối tuân thủ các qui định định nêu trong nội quy.
2. Luôn nêu cao tinh thần tự giác, trung thực, hết lòng vì công việc, không bỏ vị trí trong ca làm việc.
3. Tuyệt đối chấp hành các qui định về vệ sinh cá nhân và vệ sinh trong công việc: gữi vệ sinh khu vực làm việc, làm xong tới đâu lau dọn tới đó, luôn rửa tay trước khi làm đồ và đảm bảo các dụng cụ nấu nướng phải sạch, không sử dụng các loại thực phẩm ôi thiu hoặc kém chất lượng, không bôi các loại dầu gió, không dán cao trên đầu, chấp hành nghiêm nội qui về đồng phục.
4. Các kỹ năng nghề nghiệp: làm các công việc chuẩn bị đồ khi bắt đầu ca làm việc, đảm bảo thời gian, chất lượng, số lượng đồ ăn khi xuất ra, thực hiện đúng các công thức nấu nướng, cách trang trí, không tự tiện thay đổi công thức hoặc cách làm nếu không có sự đồng ý của quản lý. Thực hành tiết kiệm triệt để trong công việc, áp dụng qui tắc: hàng nhập trước – dùng trước.
5. Kiểm tra thường xuyên hệ thống ga, điện, nước, báo cáo kịp thời cho trưởng bộ phận nếu có hỏng hóc.
6. Không lạm dụng chức vụ để sử dụng thực phẩm của quán dưới bất kỳ hình thức nào.
7. Đóng góp ý kiến mang tính xây dựng để công việc đạt hiệu quả cao hơn.
8. Trách nhiệm đối với tài sản của quán: Thực hiện tốt cách vận hành máy móc trong khu vực pha chế, có ý thức bảo quản các vật dụng dùng trong công việc. Ghi chép và báo cáo những đồ vỡ hỏng trong khu vực pha chế.
9. Lên kế hoạch gọi hàng cho ca làm việc kế tiếp theo sự phân công của trưởng bộ phận, nhận hàng theo đơn đặt hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng, qui cách trước khi nhận hàng.
10. Hỗ trợ trưởng bộ phận làm các công việc kiểm kê hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng (hỗ trợ giám sát nội bộ hoàn thành công viêc được giao ).
11. Đọc kỹ nội qui và thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy, luôn cảnh giác các nguy cơ cháy, nắm được các cách xử lý khi có cháy nổ xảy ra.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TẠP VỤ
I/ Cung ứng ly, chén, tách:
– Thu dọn ly bẩn từ các khu để rửa sạch theo quy định rửa ly.
– Tiếp ly sạch ra các khu để phục vụ khách.
II/ Vệ sinh nhà vệ sinh:
– Làm sạch nhà vệ sinh: Lau sàn, lau bồn rửa tay, lau vách tường, lau bồn tiểu, bồn vệ sinh…
– Giặt sạch khăn lau tay, đảm bảo đáp ứng giấy vệ sinh, nước rửa tay, lược chải đầu.
– Bỏ đá cục vào bồn tiểu nam, xịt nước thơm vào giờ cao điểm.
– Thường xuyên kiểm tra các thiết bị trong nhà vệ sinh, nếu có vấn đề báo ngay với Quản lý.
III/ Vệ sinh sàn nhà, sân, các gốc cây:
– Quét rác vỉa hè quán.
– Cùng với Phục vụ quét rác các khu vực trong quán.
– Dọn rác sạch sẽ các gốc cây.
– Lau sàn nhà: 2 nhà ngói, phòng lạnh.
– Tích cực lau khô sàn sân, sàn nhà khi trời mưa.
IV/ Các việc khác:
Ngoài ra sẽ thực hiện một số việc khác khi Quản lý giao phó.
*Tác nghiệp:
1/ Đề xuất mua công cụ dụng cụ (xà phòng, giấy vệ sinh…) thì đề xuất với Thu ngân.
2/ Tác nghiệp trực tiếp với Quản lý khi có vấn đề phát sinh.

Cao Trung Hiếu | Sống là cho đâu chỉ nhận riêng mình

Nguồn: Quản Trị và Khởi Nghiệp