“Dòng máu” của doanh nghiệp, quản lý như thế nào cho tốt?

Dòng tiền trong doanh nghiệp được ví như mạch máu trong một cơ thể con người. Những nguy cơ về dòng tiền luôn có thể đem đến những cơn “đột quỵ” bất cứ lúc nào kể cả đối với những doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt. Không ít các doanh nghiệp dù kinh doanh có lời vẫn luôn phải xoay sở do thiếu hụt tiền mặt. Những hiểu biết về những quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp được xem là vô cùng quan trọng. Và việc quản lý tiền mặt được xem là tối thượng khi nói đến việc quản lý tài chính của một công ty.

Bản chất của dòng tiền là dòng chuyển động tiền tệ vào (inflow) và ra (outflow), tạo ra khả năng thanh toán hoặc tình trạng mất khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Nghĩa là bạn trì hoãn việc chi tiêu tiền mặt càng lâu càng tốt trong khi huy động bất cứ khoản tiền người khác nợ bạn, trả cho bạn càng nhanh càng tốt.

Dòng tiền – dòng máu trong doanh nghiệp

Tiền chạy khắp tất cả các bộ phận, các nghiệp vụ của doanh nghiệp để giúp cho các hoạt động diễn ra trôi chảy. Duy trì một dòng tiền “khỏe mạnh” là đảm bảo cho sự sống còn và thịnh vượng của bất kì một doanh nghiệp nào. Sự chậm trễ hoặc kế hoạch – thời gian, thông tin không rõ ràng giữa khoảng thời gian của các khoản phải thu và phải chi sẽ luôn làm “dòng máu” ứ đọng như chứng xơ vỡ động mạch, vấn đề này đã và sẽ luôn là vấn đề nhức nhối mà mỗi giám đốc tài chính đều mong muốn kiểm soát xử lý. Câu hỏi đặt ra: Vậy làm sao để cho dòng máu ấy lưu thông một cách trơn tru?

Chúng ta thường đối mặt với sự thiếu hụt các nguồn thu, thậm trí có cả sự quá mức của nguồn chi, hoặc dự đoán và thực tế các nguồn thu vào không kịp đáp ứng nguồn chi đã dẫn đến việc đóng cửa của không ít doanh nghiệp. Tất cả điều đó có thể được kiểm soát bằng cách lập kế hoạch, lựa chọn khách hàng và đối tác, tối ưu thời gian luân chuyển vốn và số lượng hàng hóa, đưa ra cảnh báo và dự đoán dòng tiền một cách chính xác hơn.

Một số phương pháp giúp quản lý dòng tiền hiệu quả

1. Lập kế hoạch, giám sát và kiếm soát dòng tiền

Một kế hoạch dòng tiền chính xác có thể báo động một cách tốt nhất cho những vấn đề trước khi nó xảy ra. Vì việc lập kế hoạch dòng tiền không chỉ là các dự tính thu chi tương lai và các cảm tính về công việc. Tất cả các con số của bạn đều phải được đặt trong những “giới hạn” rõ ràng. Bạn cần dự đoán tất cả các chỉ số hoặc yếu tố liên quan, từ lịch sử thanh toán, việc xử lý những khoản nợ và các khoản chi phí sắp tới, đến cả sự kiên nhẫn của các nhà cung cấp để bạn có thể trì hoãn lâu hơn.

Ngoài những yếu tố trên, bạn cần cẩn trọng với những giả định mà không có cơ sở, ví dụ như các khoản phải thu sẽ tiếp tục đến với cùng tỷ lệ hoặc thời gian mà bạn có gần đây, các khoản phải trả có thể được kéo dài càng lâu càng tốt như trong quá khứ, các khoản chi phí được hoãn lại, lãi vay, dự đoán cùng kỳ vọng về doanh số bán hàng, tỷ lệ % các khoản chi phí hoặc doanh thu biến động theo mùa, thời gian khách hàng trả, kế hoạch thu-chi cả những kỳ sắp tới… tất cả cần phải có một kế hoạch, phương án ứng phó giả định để có thể xử lý với các tình huống khác nhau khi xảy ra vấn đề.

2. Cải thiện những khoản phải thu

Nếu bạn luôn được trả tiền ngay khi bạn vừa bán hàng thì bạn sẽ không bao giờ gặp vấn đề với dòng tiền mặt của mình nhưng điều đó hiếm khi xảy ra. Bạn vẫn có thể cải thiện dòng tiền mặt của mình bằng cách cải thiện những khoản phải thu. Dưới đây là các kỹ thuật cụ thể để làm điều này mà bạn có thể tham khảo:

• Đưa ra những chính sách giảm giá hoặc chiết khấu cho những khách hàng chi trả hoá đơn một cách nhanh chóng.
• Yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán tại thời điểm đơn đặt hàng được thực hiện.
• Loại bỏ những hàng tồn kho lỗi thời, hết hạn. Phát hành hoá đơn kịp thời khi bán hàng.
• Lập và theo dõi tuổi nợ chi tiết cho từng khoản và từng khách hàng. Nếu có thể, nhớ về những cảnh báo về thời hạn của những khoản phải thu để xác định và ngăn chặn những khách hàng trả chậm.
• Xây dựng một chính sách tiền mặt khi giao hàng là một cách khác để từ chối hợp tác với những khách hàng chi trả chậm.

3. Quản lý chi tiết những khoản phải chi

Khi bạn đang quản lý một công ty phát triển, bạn phải xem xét chi phí một cách cẩn thận. Đừng để bị “ru ngủ” trong sự thoả mãn bởi doanh số bán hàng của bạn tăng, điều đó chưa hẳn đã mang lại lợi nhuận. Dưới đây là một số lời khuyên cho việc sử dụng tiền một cách khôn ngoan:

• Hãy tận dụng đầy đủ các điều khoản thanh toán nợ. Nếu một khoản nợ giải quyết trong 30 ngày, đừng trả nó trong 15 ngày.
• Giao tiếp với các nhà cung cấp của bạn để họ biết trạng thái hiện tại của bạn. Nếu tới lúc cần trì hoãn một khoản nợ nào đó, bạn sẽ cần tới sự tin tưởng và thông cảm của họ.
• Xem xét một cách cẩn thận lời chào giảm giá khi mua hàng cho việc chi trả sớm hơn.
• Đừng tập trung quá nhiều vào giá thấp khi chọn nhà cung cấp. Đôi khi sự linh hoạt trong điều khoản thanh toán có thể cải thiện dòng tiền mặt của bạn hơn là việc mặc cả cho một mức giá hời.

4. Tối ưu quy trình quản lý hàng hóa thành phẩm và hàng tồn kho để giải phóng dòng tiền

Vấn đề giải phòng hàng tồn kho luôn khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu. Giải quyết được vấn đề này nguồn tiền sẽ không bị ứ đọng. Vô cùng cần thiết trước khi sản suất, doanh nghiệp phải dự đoán nhu cầu của trị trường, dự đoán số lượng hàng hóa mà công ty có thể bán ra, chính vì khả năng dự báo chưa đủ chính xác để biết sản xuất bao nhiêu là vừa, cộng thêm sự thiếu am hiểu về thị trường tiêu thụ và đối thủ cạnh tranh cũng là nguyên nhân cho việc sản xuất dư thừa. Việc dự báo cần phải đạt được độ chính xác tương đối. Thị trường có nhiều biến động thay đổi thì việc dự báo cần phải thường xuyên hơn và liên tục hơn, như vậy mới kịp thời điều chỉnh sản lượng. Giảm thiểu số lượng hàng sản xuất dư thừa có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí như nguyên nhiên liệu, nhân công và kho bãi.

5. Chọn đúng khách hàng và đối tác

Một điều khá phổ biến hiện nay là nhiều công ty đang mắc kẹt với những món nợ xấu khó đòi do khách hàng gây ra. Lý do là họ đã làm ăn với những công ty không đủ năng lực thanh toán, điều mà lẽ ra họ nên cân nhắc kĩ trước khi tham gia hợp đồng. Thiết lập và quy chuẩn hóa các quy định thanh toán khi mua bán, gắn liền với quy định pháp luật để ràng buộc khách hàng là điều cần thiết. Đây là biện pháp phòng vệ quan trọng không phải chỉ để bảo vệ ưu thế trước pháp luật khi chuyện xấu xảy ra mà quan trọng nó là “lời nhắc nhở” đối với các đối tác khi tham gia vào hợp đồng, nếu họ không thực sự đủ năng lực thanh toán, sẽ ít khả năng họ muốn dính líu đến pháp luật. Chọn đúng đối tác sẽ là công việc cần thời gian so với các hợp đồng kí nhanh chóng. Nhưng sự kiên nhẫn đó sẽ được đền đáp thỏa đáng.

Ngoài những cách thức trên, ngày nay với sự giúp sức của công nghệ, các doanh nghiệp thường lựa chọn các phần mềm chuyên dụng hoặc phần mềm ERP tổng thể để hỗ trợ công tác này. Và thực tế đã chứng minh những phần mềm này mang lại hiệu quả vô cùng lớn.

Nguồn: bravo.com.vn