Tổ chức và điều hành làm việc từ xa cho doanh nghiệp nhỏ

Khi COVID-19 chưa có dấu hiệu giảm, chủ đề nóng trong giới doanh nghiệp lúc này đang là “làm việc từ xa” (remote work) hay “làm việc tại nhà” (work from home).

Làm việc từ xa là một khái niệm không mới với các freelancer hay các nhóm làm việc đa quốc gia. Để tổ chức và quản lý một teamwork từ xa không khó nhưng để điều hành cả một doanh nghiệp từ xa lại là vấn đề khác. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để toàn bộ nhân viên có thể làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng?

Sau đây là một vài kinh nghiệm được đúc rút và chia sẻ từ các công ty công nghệ giúp cho toàn bộ nhân viên của các phòng ban đều có thể làm việc từ xa. Để điều hành một doanh nghiệp từ xa bạn cần ba yếu tố:

1. Công cụ
2. Quy định
3. Quy trình

Tuy nhiên, bạn đừng quá coi trọng yếu tố công nghệ mà bỏ qua các khía cạnh khác, công nghệ chỉ thứ yếu.

Trước tiên, cần lựa chọn áp dụng làm việc từ xa cho “nhóm làm việc” hay cho “toàn bộ doanh nghiệp”?

Một nhóm làm việc thông thường có số lượng không lớn và không tổ chức thành các phòng ban như doanh nghiệp. Trong khi doanh nghiệp phải có nhiều phòng ban chức năng, số lượng nhân viên và các quy trình quản lý hành chính cũng phức tạp hơn.

• Với “nhóm làm việc” từ xa thì mọi thứ sẽ đơn giản hơn vì chỉ cần công cụ meeting online, soạn thảo văn bản online, phần mềm group chat và công cụ giao việc là xong.

Tuy nhiên nếu bạn muốn áp dụng làm việc từ xa cho toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả bộ phận Sales, Marketing, Nhân sự, Tài chính, Hợp đồng… thì sẽ cần tới một phần mềm quản lý doanh nghiệp online hoàn chỉnh.

Những nội dung trên thường nằm ngoài phạm vi của những công cụ quản lý công việc thông thường.

Doanh nghiệp muốn làm việc từ xa sẽ cần một “workplace online”

Workplace online tái hiện lại toàn bộ môi trường làm việc offline của công ty, đảm bảo quy trình làm việc và vận hành toàn bộ doanh nghiệp online một cách trơn tru. Vậy workplace online cần có gì? Đó là bảng thông báo, tài chính thu – chi hàng ngày, công việc các phòng ban, tình hình bán hàng của đội sales, bộ phận nhân sự, dịch vụ khách hàng… có như vậy người điều hành doanh nghiệp mới nắm bắt và giám sát hoạt động toàn bộ công ty và đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, phòng ban.

1. Các công cụ giúp doanh nghiệp làm việc từ xa

Có rất nhiều công cụ miễn phí để doanh nghiệp lựa chọn. Bạn có thể tham khảo danh sách 4 công cụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ theo tiêu chí chi phí và tính năng gọn nhẹ.

* Lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp online như thế nào?

Một doanh nghiệp nhỏ luôn cần quan tâm nhất tới 4 khía cạnh:

• Khách hàng: doanh nghiệp nhỏ luôn cần nhiều khách hàng hơn để tăng trưởng, đây là ưu tiên số một.
• Công việc: muốn doanh nghiệp vận hành ổn định thì mọi thứ cần cụ thể hóa bằng công việc và deadline.
• Tài chính: doanh nghiệp nhỏ mà không nắm chắc tình hình tài chính hàng ngày thì đã tự đưa mình vào rủi ro.
• Nhân sự: không cần cầu kỳ nhiều tính năng, chỉ cần nắm được thông tin nhân sự, tình hình nghỉ phép, bảng lương là đủ.

Và quan trọng là mỗi phòng ban cần có “bảng điều khiển” (dashboard) để luôn nắm được tình hình hoạt động của mình, tất nhiên là phải cập nhật theo thời gian thực. Khi toàn bộ doanh nghiệp làm việc từ xa thì những yếu tố kể trên là vấn đề cốt lõi nhất CEO cần quản lý.

2. Bộ quy định cần có khi làm việc từ xa

Yếu tố thứ hai nhưng lại có vai trò quan trọng nhất chính là các quy định khi làm việc từ xa. Nếu như làm việc tại văn phòng, người điều hành có thể nhắc nhở, gọi nhân viên vào nói chuyện trực tiếp thì khi làm việc từ xa bắt buộc bạn phải tạo một quy định để mọi người tuân thủ, giúp người điều hành giám sát toàn bộ hoạt động công ty. Bạn có thể tham khảo bộ quy định dưới đây đang được một số công ty công nghệ áp dụng:

3. Quy trình cho từng phòng ban

Để duy trì hiệu suất làm việc cho toàn công ty, bên cạnh các quy định trên bạn cũng cần xây dựng bộ quy trình làm việc từ xa đầy đủ cho từng phòng ban. Chẳng hạn như đây là quy trình meeting online đơn giản cho phòng kinh doanh bao gồm 4 nội dung:

• Thời gian meeting online: 8:30 – 9:00 (tối đa 30 – 60 phút).
• Nội dung họp: Duyệt lại các cơ hội tiềm năng nhất, những khó khăn vướng mắc và giải pháp.
• Kết quả họp: Cập nhật chi tiết tình trạng cơ hội/ hợp đồng vào phần mềm.
• Và cuối cùng là hướng dẫn thao tác trên phần mềm.

Trước những diễn biến của đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp lớn toàn cầu như Apple, Google cũng đã lựa chọn hình thức làm việc tại nhà cho nhân viên. Vậy nên, với một doanh nghiệp nhỏ cũng không khó để thực hiện điều này, miễn là lựa chọn và sử dụng các công cụ đúng cách, đúng mục đích và nhất quán. Đây chính là chìa khóa giúp CEO điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ xa một cách ổn định mà vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng.

Nguồn: Brands Vietnam