Tôi đã đàm phán giúp tiết kiệm triệu đô mỗi năm cho công ty như thế nào ?!

Tôi đã đàm phán giúp tiết kiệm triệu đô mỗi năm cho công ty như thế nào ?!

Nhân status anh Lâm Minh Chánh giới thiệu về buổi chia sẻ kỹ năng đàm phán của Thạc sỹ Vũ Minh Trường với lớp CEO HN3 vào ngày 26/5 tại Hà Nội, tôi xin kể với các bạn câu chuyện đàm phán thực tế tháng 5/2018 với kết quả trên sự mong đợi.

Những bí quyết đàm phán sau đã được tôi áp dụng:
1. ASK: mặc cả, mặc cả, luôn luôn mặc cả
2. CREATE AFFINITIVE: tạo ra sự đồng cảm, sự tương đồng
3. CREATE REASON: đưa ra lý do tại sao chúng ta cần giá tốt hơn
4. DON’T GO FIRST: không đưa ra giá trước
Câu hỏi mầu nhiệm “giá thấp nhất mà anh có thể đưa cho tôi là gì?”
5. OBJECTIVE: có mục tiêu rõ ràng
6. BLUE CHIPS AND BARGAINING CHIPS: mặc cả cho tất cả mọi thứ và cho những thứ quan trọng nhất
7. HELP ME
8. CREATE COMPETITION: tạo ra sự cạnh tranh
9. TRIRT PARTY AUTHORITIVE: sử dụng sự ảnh hưởng từ người thứ 3. “Người thứ 3 có thể có thật hay không có thật”
10. FACTOR JUGGLING: tung hứng các yếu tố
11. CO.OP ENVIRONTION: tạo ra môi trường hợp tác
12. BE PREPARED TO WALK: sẵn sàng bỏ đi

BỐI CẢNH

Đầu tháng 4/2018, một công ty tôi tham gia (công ty A) có việc cần hợp tác với một đối tác lớn (công ty B). Tôi là người chịu trách nhiệm làm việc với họ với mục tiêu đầu tiên là để họ đồng ý ký hợp đồng với công ty tôi. Sau khi lấy được đầu mối làm việc, chúng tôi gửi họ 1 bản giới thiệu công ty và 1 bản giới thiệu dự án + nội dung hợp tác, đề xuất tổ chức cuộc họp trực tiếp giữa hai bên.

CUỘC HỌP ĐẦU TIÊN

Sau khoảng 10 ngày thì hai bên cũng chốt được lịch họp tại văn phòng công ty tôi. Về thành phần phía công ty B có 2 người cấp chuyên viên, 2 quản lý cấp phòng, 1 quản lý cấp giám đốc. Về phía công ty tôi có tôi, 1 cậu giám đốc điều hành, 1 bạn phụ trách phát triển đối tác, 1 bạn thư ký cuộc họp.

Trong cuộc họp, nội dung đề xuất hợp tác được chúng tôi trình bầy ngắn gọn và thuyết phục với kỹ năng của những người kinh doanh. Phía bạn có nhiều câu hỏi đặt ra và chúng tôi trả lời họ với tính cách chân thật của dân kỹ thuật, với những số liệu lên tới 15 con số mà chính xác tới hàng đơn vị.

Giữa cuộc họp tôi có áp dụng bí quyết số 9 là sử dụng sự ảnh hưởng của người thứ ba, nói rằng hội đồng quản trị bên này có quan hệ với một số lãnh đạo bên đó, và đã định hướng hợp tác với bên bạn cùng 1 bên khác cùng ngành (áp dụng bí quyết số 8 là tạo ra sự cạnh tranh).

Cuối cuộc họp cả hai bên hài lòng với những thông tin được cung cấp, phía bên bạn nói sẽ chấp nhận cho chúng tôi ký hợp đồng và áp dụng cho chúng tôi mức phí thấp nhất và thống nhất lộ trình làm việc tiếp theo giữa hai bên. Như vậy mục tiêu đầu tiên đã hoàn thành !

Trước khi ra về chúng tôi có chút quà nhỏ bằng hiện vật tặng các cán bộ bên bạn giá trị vài trăm K nhưng có ý nghĩa về việc hợp tác hai bên. Mục đích là tạo ấn tượng về sự chu đáo, sáng tạo và thúc đẩy mối quan hệ với người làm việc của bên bạn.

CUỘC HỌP THỨ HAI

Diễn biến những ngày tiếp theo mới thực sự là kịch tính chủ yếu liên quan tới việc đàm phán. Sau cuộc họp đầu tiên chúng tôi nhận được bản hợp đồng, nội dung quan trọng nhất là phí mà chúng tôi phải trả, mức phí mà họ đã nói trong cuộc họp là mức phí thấp nhất của bên họ. OK, họ nói là quyền của họ, còn trách nhiệm của tôi là đàm phán. Dù rằng tưởng chừng như không có cơ hội đàm phán, vì họ là doanh nghiệp lớn cơ mà, lớn hơn công ty tôi rất rất nhiều, lãi hàng tháng hàng trăm tỷ. Họ có quyền áp đặt chính sách !

Sau 1 tuần nghiên cứu kỹ hợp đồng và tính toán, tôi có mục tiêu thứ 2 cho riêng mình là đàm phán giảm 40% phí (bí quyết số 5 có mục tiêu rõ ràng). Bên tôi đề xuất một buổi gặp để đàm phán hợp đồng. Họ yêu cầu gửi các mong muốn trước qua mail. Đời nào, bí quyết số 4 của đàm phán là không để đối phương biết được ý định thật sự của mình. Tôi trả lời ngay là sẽ trao đổi trong cuộc họp ! Và rồi họ cũng đồng ý bố trí cuộc họp để đàm phán hợp đồng, lần này là tại sân nhà của họ.

Trong cuộc họp lần hai này, tôi tập trung vào bí quyết số 2 là tạo sự đồng cảm, bí quyết số 3 là đưa ra lý do tại sao chúng tôi cần giá tốt hơn, bí quyết số 7 là kêu gọi sự giúp đỡ, bí quyết số 11 là tạo môi trường hợp tác.

Gần cuối cuộc họp tôi chuyển sang áp dụng bí quyết số 4 là liên tục hỏi họ chính sách tốt nhất mà họ có thể áp dụng cho chúng tôi là gì, cho các đối tác khác tương tự chúng tôi là gì, trong điều kiện này là gì, trong điều kiện kia là gì. Họ vẫn rắn nói đây là đây là giá tốt nhất họ có thể áp dụng rồi. Ok, tôi ghi nhận và tôn trọng ý kiến của họ, vẫn nhấn mạnh là chúng tôi cần có giá tốt hơn. Cụ thể sau cuộc họp chúng tôi sẽ đề xuất chính thức ý kiến của mình.

Sau cuộc họp tôi dành nửa ngày cân nhắc tính toán và điều chỉnh mục tiêu lần thứ 3. Cuối ngày tôi chính thức gửi mail cho họ đề xuất giảm 80% phí cùng một loạt các loại giảm khác. Sốc, thực sự là sốc toàn tập với cán bộ bên họ và với cả nhân viên và cấp quản lý công ty tôi. Họ nghĩ tôi hoang đường, ảo tưởng sức mạnh, abc… đủ cả.

“Bí quyết số 1 là mặc cả, mặc cả và mặc cả; bí quyết số 6 là mặc cả cho tất cả mọi thứ. Việc cần làm thì tôi làm thôi 😀 “

CUỘC HỌP THỨ 3

Những ngày sau đó thật nặng nề, họ lặng im lặng im và lặng im. Chúng tôi cũng lặng im lặng im và lặng im. Ôi đời trời biển ơi ! Thi gan xem ai thắng đây mà, hic. Cuối cùng thì họ cũng trả lời, 5 ngày sau bên tôi nhận được mail thông báo là vẫn là không thể thay đổi được mức phí, đó là mức tốt nhất áp dụng rồi. Tuy nhiên có một điều giúp tôi thấy cơ hội đàm phán được thắp sáng đó là họ không có từ nào trong nội dung mail bác bỏ đề xuất của chúng tôi, mà chỉ nhấn mạnh về khía cạnh chính sách của bên họ.

OK, tôi triển khai tiếp bí quyết số 12 là sẵn sàng bỏ đi. Ngày qua ngày dài như cả năm, đúng 1 tuần sau tôi mới chính thức trả lời mail của họ, và đề xuất của tôi lúc này là mức phí lũy tiến kéo dài từ mục tiêu giảm 80% phí tới giảm 40% phí. Và đề xuất bố trí tiếp một buổi đàm phán với sự có mặt có người quyết định cuối cùng.

Có vẻ lần này sự quyết liệt của tôi đã có hiệu quả, 2 ngày sau phía bên bạn trả lời yêu cầu cung cấp thêm một số thông tin, và trực tiếp người đại diện ký hợp đồng với chúng tôi đã ra mặt, mail chỉ đạo cách làm để xử lý nhanh công việc. Sau đó chúng tôi thống nhất được lịch họp nhanh diễn ra sau đó 3 ngày, vẫn chỉ là những cán bộ chúng tôi đã làm việc, rồng vẫn chưa xuất hiện.

Trong cuộc họp lần này tôi tiếp tục đẩy cao trào việc áp dụng bí quyết số 2, số 3 và số 11, và áp dụng thêm bí quyết số 10 là tung hứng các yếu tố. Cuối cuộc họp họ nói sẽ tính toán để có thể áp dụng mức phí lũy tiến cho chúng tôi từ mức ban đầu tới mức giảm 40% phí. OK, ngon, vậy là mục tiêu lần 2 đã hoàn thành. Tôi trả lời các bạn là bên tôi ghi nhận thông tin và sẽ phản hồi sớm.

Một ngày sau tôi gửi mail cho bên họ, nội dung tôi áp dụng các bí quyết số 1, 2, 3, 6, 10. Để bí quyết số 1 được hiệu quả cao nhất, tôi đưa ra 2 phương án, 1 phương án của tập thể công ty tôi sau khi họp bàn và 1 phương án là của cá nhân tôi, tôi nói đó là phương án tôi đặt địa vị vào cả hai bên để tốt cho tất cả. Mục đích là để hướng phương án mới của họ theo phương án 2 tôi vạch ra, thay mặt họ tôi đã loại trừ phương án 1 rồi nên việc họ tiếp tục loại trừ phương án 2 của tôi sẽ giảm đi nhiều.

KẾT QUẢ

Một ngày sau họ gửi mail đưa ra phương án tinh gọn phương án 2 của tôi đi chút, mức phí lũy tiến về con số giảm 80% mức phí ban đầu. Tuyệt vời ông mặt giời ! Tôi gửi mail cảm ơn thiện chí của họ, nói ngày hôm sau sẽ trả lời. Ngày hôm sau tôi trả lời chúng tôi cần thêm thời gian cân nhắc nên chưa trả lời được, hôm sau nữa sẽ trả lời. Hôm sau nữa tôi trả lời là bên tôi đồng ý với phương án mới của họ.

Với kết quả đàm phán này, chúng tôi dự tính tiết kiệm được khoảng 1 triệu $ / năm. Nếu kết quả kinh doanh thuận lợi hơn trong năm thứ 3 của dự án, số tiền tiết kiệm sẽ còn lớn hơn rất nhiều.

NHỮNG ĐIỂM THEN CHỐT ĐỂ ĐÀM PHÁN TỐT

((1)) Đàm phán ký hợp đồng chỉ là sự khởi đầu của một cuộc chơi, việc chơi như thế nào sau khi ký hợp đồng mới quyết định sự thành công của một thương vụ kinh doanh. Vì vậy, chúng ta cần bạn tôn trọng chúng ta, tôn trọng công ty của chúng ta, tôn trọng sự chu đáo, sáng tạo, kỹ càng, quyết liệt, khoa học,… để sau này hợp tác với nhau tốt hơn.

((2)) Tư duy đàm phán: công việc là công việc, liên quan tới quyền lợi thì đều phải đàm phán cả. Kết quả đàm phán (công việc) và mối quan hệ cá nhân (tình cảm) là riêng rẽ, cần rạch ròi ! Để đàm phán giành được quyền lợi cao nhất người đàm cần có và áp dụng hiệu quả được những nguyên tắc, bí quyết, chiêu thức, kỹ năng đã được đúc rút kinh nghiệm và trở thành bài học.

((3)) Cần nắm chắc tất tần tật thông tin về bên mình, về con người, dự án, điểm mạnh điểm yếu động cơ mong muốn, luồng phối hợp công việc. Biết càng nhiều thông tin về đối tác càng tốt, về công ty con người điểm mạnh điểm yếu động cơ mong muốn, quyền lợi, trách nhiệm, luồng xử lý công việc, người quyết định cuối cùng, người ảnh hưởng. Nói chung người đám phán cần biết rõ cái có và cái muốn của cả hai bên.

((4)) Nghệ thuật trình bầy và trả lời. Những thông tin về công ty về dự án của chúng tôi được trình bầy cô động, rõ ràng, mạch lạc, thuyết phục. Những câu hỏi của bên bạn được chúng tôi trả lời trung thực, chân thật, mộc mạc. Hãy nói như một người kinh doanh, hãy trả lời như một người kỹ thuật.

((5)) Chuẩn bị nhiều câu hỏi càng tốt. Trong cuộc họp đầu tiên, chúng tôi có 22 câu hỏi chuẩn bị sẵn để hỏi đối tác. Rất nhiều câu hỏi trong đó khiến đối tác bất ngờ. Sự nghiêm túc, chuyên nghiệp, chiều sâu là điều tôi muốn đối tác cảm nhận khi làm việc với chúng tôi.

((6)) Đừng để bị lừa bởi bí quyết đàm phán “USE PRINTED WORD: sử dụng sức mạnh văn bản“, đó là những quy tắc hay chính sách đã được hình thành bằng văn bản mà đối tác đưa ra. Mục đích của họ là khiến cho mình không có cơ hội thay đổi điều khoản trong hợp đồng. Tôi cũng sử dụng xuyên suốt bí quyết này trong cuộc đàm phán, nhưng là để thể hiện sự tin cậy đối với những thông tin mà chúng tôi đưa ra.

((7)) Liệt kê lợi ích khách hàng được hưởng. Trong buổi họp thứ nhất tôi nói rất sâu về những lợi ích mà bên bạn nhận được khi hợp tác với chúng tôi, đặc biệt là những lợi ích về việc gia tăng lượng khách hàng ngoài lợi ích về phí mà họ thu được khi hợp tác với chúng tôi. Sau buổi gặp thứ 3, trong mail tôi gửi đối tác có đính kèm luôn bảng tính phần tiền khách hàng nhận được trong một tháng nếu theo phương án tôi đề xuất.

((8)) Sử dụng bảng biểu mô hình con số. Trong slide dự án của chúng tôi có 8 slide đầu về các số liệu nghiên cứu thị trường từ Nielsen, Statista,… Chúng tôi làm rất kỹ phần phân tích môi trường kinh doanh bằng những mô hình chuyên nghiệp. Sau tất cả những phân tích cô đọng là Canvas Business Model. Và cuối cùng là những con số kết quả kinh doanh chi tiết trong 5 năm gần nhất.

((9)) Cần phân bổ thời gian hợp lý trong quá trình phối hợp đàm phán, không nhanh quá mà cũng không nên chậm quá.
((10)) Tôn trọng tất cả những người tham gia đàm phán, tôn trọng tất cả ý kiến dù kết quả và cách thể hiện như thế nào đi nữa.

((11)) Đừng để cảm xúc bị chi phối, thắng không kiêu bại không nản. Luôn bình tĩnh, kiên trì, thân thiện, giữ vững niềm tin chiến thắng !

((12)) Có kế hoạch tác chiến mục tiêu đàm phán rõ ràng, nhưng cần bảo mật thông tin ngay cả với những thành viên trong chính đội hình của chúng ta. Không đưa hết thông tin ngay từ đầu buổi đàm phán.

((13)) Giao tiếp cũng như đàm phán, ấn tượng ban đầu là cực kỳ quan trọng. Cách tốt nhất trước khi bắt đầu một cuộc đàm phán là tặng cho đối tác một món quà ý nghĩa.

((14)) Hãy đòi hỏi nhiều hơn những gì bạn mong muốn đạt được.

((15)) Luôn tích cực và lịch thiệp trong mọi tình huống.

((16)) Biết giới hạn và thỏa hiệp khi cần thiết.

((17)) Luôn giữ thể diện và có phương án giữ thể diện cho đối tác khi họ nhượng bộ chúng ta.

((18)) Người có khả năng đàm phán tốt phải là người dũng cảm và quyết đoán.

((19)) Luôn giành thế chủ động trong đàm phán.

LƯU Ý

Những bí quyết đàm phán trong câu chuyện nêu trên ứng dụng trong tình huống đàm phán doanh nghiệp, tuy nhiên nó được sử dụng nhiều là để mặc cả, thương thuyết,… cho những vấn đề trong cuộc sống. Nếu chú tâm rèn luyện và áp dụng liên tục, bạn sẽ tiết kiệm được rất rất nhiều tiền.

12 bí quyết đàm phán này tôi học được từ một khóa học của T. Harv Eker tại Malaysia cách đây nhiều năm.

Nay thân tặng thành viên group QTvKN, thành viên CLB QTvKN nay là CLB Doanh nhân và Quản trị, đặc biệt là các thành viên CLB tại Hà Nội và thành viên team xanh lá !

– Nguyễn Tiến Hoàng – Hà Nội, ngày 26/5/2018

Nguồn : Quan tri và khởi nghiệp