Quản trị sự Thay đổi

Quản trị sự thay đổi là một thuật ngữ khá rộng. Đôi khi, đó là một vật tế thần cho những thất bại: “Sáng kiến đó đã thất bại vì chúng tôi không tập trung đủ vào quản lý thay đổi.” Đôi lúc, nó lại được sử dụng như một điểm thu hút cho các hoạt động dự án có thể bị bỏ qua: “Khi chúng tôi thực hiện quy trình mới đó, chúng ta đừng quên quản lý thay đổi.”

Vậy Quản trị sự Thay đổi là gì?

Quản trị sự thay đổi là một cách tiếp cận có cấu trúc để đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện triệt để và trơn tru, và quan trọng là những lợi ích lâu dài của việc thay đổi đã đạt được.

Trọng tâm là các tác động rộng lớn của sự thay đổi, đặc biệt là về con người, cách mà từng cá nhân và tập thể chuyển từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mới. Sự thay đổi có thể bao gồm từ thay đổi quy trình đơn giản, đến những thay đổi lớn trong chính sách hoặc chiến lược, tầm nhìn.

Ai chịu trách nhiệm?

Khi bạn xác định mục tiêu và hoạt động của mình cho sự thay đổi, điều quan trọng là phối hợp chặt chẽ với những người khác: người quản lý dự án, người quản lý trong doanh nghiệp và bộ phận nhân sự.Hãy luôn ghi nhớ câu hỏi “Ai chịu trách nhiệm?” Ví dụ, ai chịu trách nhiệm xác định các tác nhân thay đổi? Xác định kế hoạch đào tạo lại? Thay đổi mô tả công việc và hợp đồng lao động? ….

Vì mỗi thay đổi là khác nhau, trách nhiệm sẽ thay đổi tùy thuộc vào cách tổ chức các hoạt động và dự án thay đổi. Chỉ khi bạn biết ai chịu trách nhiệm và cách mọi thứ được tổ chức trong tình huống của bạn, bạn mới biết những gì trong phạm vi của mình và cách bạn sẽ làm việc với những người khác để mang lại sự thay đổi.

8 nguyên tắc giúp bạn quản trị sự thay đổi tốt:

Tập trung chính vào con người

Bất kỳ sự chuyển đổi lớn nào cũng tạo ra các vấn đề về con người. Hãy bắt đầu từ đội ngũ lãnh đạo, sang các cấp quản lý rồi dần thu hút sang các bên liên quan, cần điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với tinh thần, văn hóa của từng cấp độ. Điều này đòi hỏi phải thu thập, phân tích dữ liệu, lập kế hoạch, tính kỉ luật khi thực hiện.

Bắt đầu từ đỉnh

Bởi vì sự thay đổi vốn đã gây bất ổn cho mọi người ở mọi cấp độ của một tổ chức, mọi con mắt sẽ đổ dồn về CEO và đội ngũ lãnh đạo về sức mạnh, sự hỗ trợ và định hướng. Bản thân các nhà lãnh đạo phải nắm lấy các cách tiếp cận mới trước, để thách thức và thúc đẩy phần còn lại của tổ chức. Họ cũng cần phải hiểu rằng các cá nhân đang trải qua thời gian căng thẳng và cần được hỗ trợ.

Hãy đưa ra 1 dẫn chứng cụ thể

Mọi người đều sẽ đặt câu hỏi việc thay đổi cần thiết ở mức độ nào, liệu công ty có đi đúng hướng. Việc đưa ra một “case study” là cần thiết để thuyết phục họ, có thể trường hợp của một tổ chức đã thất bại do không thay đổi, hoặc đã rất thành công khi thay đổi.

Tạo quyền sở hữu

Quản trị sự thay đổi đòi hỏi quyền sở hữu bởi các nhà lãnh đạo cần sẵn sàng chấp nhận trách nhiệm, để thay đổi xảy ra trong tất cả các lĩnh vực mà họ ảnh hưởng hoặc kiểm soát. Quyền sở hữu thường được tạo ra tốt nhất bằng cách tạo ra sự liên quan giữa các vấn đề và giải pháp. Sẽ dễ hình dung hơn nếu có các hình thức hữu hình kèm theo như thưởng phạt…

Truyền đạt thông điệp

Lãnh đạo thường mắc sai lầm khi tin rằng người khác hiểu vấn đề, cảm thấy cần phải thay đổi và nhìn thấy hướng đi mới rõ ràng như họ làm. Thực tế không như vậy. Vì vậy, các thông điệp cốt lõi cần thường xuyên được truyền thông kịp thời, điều đó vừa truyền cảm hứng, vừa theo dõi sát thực tế. Truyền thông từ dưới lên và từ trên xuống qua nhiều kênh,  cung cấp cho nhân viên thông tin phù hợp vào đúng thời điểm, và nhận sự phản hồi của họ.

Đánh giá trong tương quan văn hóa doanh nghiệp

Các công ty thường mắc sai lầm khi đánh giá văn hóa hoặc quá muộn hoặc hoàn toàn không. Chẩn đoán văn hóa kỹ lưỡng có thể đánh giá sự sẵn sàng thay đổi của tổ chức, đưa vấn đề lớn lên bề mặt, xác định xung đột và xác định các yếu tố có thể dẫn đến sự phản kháng.

Chuẩn bị cho những điều bất ngờ

Không có sự thay đổi hoàn toàn theo kế hoạch. Mọi người phản ứng theo những cách bất ngờ và khác nhau, những dự đoán có thể là không đúng, môi trường bên ngoài thay đổi. Vì vậy, lãnh đạo phải đánh giá lại liên tục về tác động của nó, sự sẵn sàng và khả năng chấp nhận làn sóng chuyển đổi tiếp theo trong tổ chức mình. Liên kết với dữ liệu, thông tin để có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho phép duy trì động lượng và thúc đẩy kết quả.

Đối thoại với từng cá nhân

Thay đổi là hành trình của cả một tổ chức nhưng lại bắt đầu từ những cá nhân. Mọi người dành nhiều giờ mỗi tuần tại nơi làm việc; nhiều người nghĩ về đồng nghiệp của họ như một gia đình thứ hai. Các cá nhân (hoặc nhóm của các cá nhân) cần biết công việc của họ sẽ thay đổi như thế nào, những gì được mong đợi ở họ trong và sau chương trình thay đổi, cách họ sẽ được đo lường, đánh giá, và thành công hay thất bại sẽ có ý nghĩa gì đối với họ và những người xung quanh. Trưởng nhóm nên trung thực và rõ ràng nhất có thể. Mọi người sẽ phản ứng với những gì họ thấy và nghe thấy xung quanh họ, và cần tham gia vào quá trình thay đổi. Phần thưởng sẽ động viên mọi người, giúp họ quyết tâm, xử phạt những người cản trở sẽ củng cố cam kết của tổ chức.

ST

Lược dịch từ Mindtool, Strategy-Business