Hệ thống thông tin nguồn nhân lực: Cánh tay đắc lực trong quản trị nhân sự

Nguồn dữ liệu cơ bản về nhân viên là hồ sơ nguồn nhân lực trong tổ chức. Hệ thống máy tính có thể đơn giản hóa công việc phân tích khối lượng lớn dữ liệu loại này.

Dữ liệu về nhân viên 

Hồ sơ năng lực tổ chức thường bao gồm các yếu tố nhân khẩu học của nhân viên (tuổi, thời gian làm việc trong tổ chức, thời gian làm công việc hiện tại), sự tiến triển nghề nghiệp (công việc đã đảm nhiệm, thời gian làm trong mỗi công việc, các đợt thăng tiến hay thay đổi công việc, mức lương) và dữ liệu thành quả làm việc (sự hoàn thành công việc, sự phát triển kỹ năng).

Trong hồ sơ này, có thể có thông tin chi tiết về giáo dục và đào tạo, năng khiếu, khả năng, lĩnh vực quan tâm và bậc thang thăng tiến nội bộ, mức độ ưa thích đi công tác của nhân viên. Những nội dung khác bao gồm sự nghỉ việc, sự hạn chế đi công tác, điều kiện để làm công việc chuyên môn… Trong thực tế, các tổ chức thường chỉ kiểm soát được một số nhỏ các yếu tố này.

Dữ liệu về nhân viên có thể được tổ hợp thành đặc trưng của lực lượng lao động hiện thời thuộc tổ chức. Bằng việc sử dụng cơ sở dữ liệu, một công ty có thể xác định năng lực, kiến thức, kỹ năng nhân viên; chủ doanh nghiệp có thể dùng để xác định nhu cầu dài hạn cho tuyển dụng, phát triển nguồn nhân lực, cũng như biết được thời điểm về hưu của một nhóm nhân viên trong cùng độ tuổi để từ đó sớm có kế hoạch tuyển dụng lớp người thay thế.

Một số công ty có điều kiện đã vẽ biểu đồ thể hiện cái nhìn tổng quát về tình hình nhân viên của mỗi bộ phận trong tổ chức, gợi ý các ứng viên bên ngoài nào có thể cần thiết để phân công vào các vị trí tương lai. Biểu đồ cũng có thể chỉ ra ở đâu có sự hiện diện nguồn nhân lực được đào tạo có thể đáp ứng yêu cầu của tổ chức.

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực 

Các tổ chức trên thế giới ngày càng sử dụng phổ biến hệ thống thông tin nguồn nhân lực (Human resource information system – HRIS) vi tính hóa để thực hiện hồ sơ nhân sự. HRIS là hệ thống được thiết kế để cung cấp thông tin về nguồn nhân lực. Hệ thống này hỗ trợ tích cực trong quản trị nguồn nhân lực, từ xử lý bảng lương cho đến duy trì hồ sơ. Với phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu máy tính, các tổ chức có thể duy trì hồ sơ và thông tin tốt hơn, cũng như dễ dàng truy xuất hơn.

Nội dung thông tin trong HRIS bao gồm hệ thống thông tin theo cấp quản trị. Ở cấp chiến lược là thông tin về kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Cấp chiến thuật bao gồm thông tin về phân tích và thiết kế công việc, tuyển chọn nhân viên, quản trị lương, thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Cấp tác nghiệp thì cần tập hợp thông tin về quản trị người lao động và vị trí làm vịêc, tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc, đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người để báo cáo lên cấp trên.

HRIS phục vụ hai mục đích chính trong tổ chức. Mục đích thứ nhất là cải thiện hiệu suất điều hành và tác nghiệp, hiệu suất tổng hợp dữ liệu nhân viên và hoạt động của nguồn nhân lực. Khi sử dụng dữ liệu đầu vào trực tuyến, sẽ chỉ cần lưu trữ ít bảng biểu hơn và ít hồ sơ thủ công hơn.

Phần lớn việc tái cấu trúc hoạt động của nguồn nhân lực tập trung vào việc xác định dòng dữ liệu và cách thức truy xuất hiệu quả dữ liệu này để sử dụng. Dòng công việc, sự tự động hóa một số hoạt động của nguồn nhân lực và hồ sơ nguồn nhân lực là nội dung then chốt để cải thiện nguồn nhân lực.

Một hệ thống HRIS có nhiều công dụng trong tổ chức, công dụng cơ bản nhất là tự động hóa việc chi trả tiền lương và phúc lợi. Vì vậy một số chức năng về trả lương được chuyển từ phòng kế toán sang phòng quản trị nguồn nhân lực. Mặt khác, thay vì thực hiện thủ công việc phân tích tần suất nghỉ việc trong bộ phận, thời gian làm việc, nền tảng giáo dục, một chuyên viên có thể nhanh chóng thực hiện một báo cáo như vậy bằng cách sử dụng HRIS và các chức năng phân loại và phân tích.

Mục đích thứ hai của HRIS có tính chiến lược hơn. Các dữ liệu sẽ giúp việc hoạch định nguồn nhân lực và ra quyết định quản trị trên cơ sở thông tin, tốt hơn là chỉ dựa trên nhận thức và trực giác quản trị. HRIS cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định quản trị, phục vụ quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguôn nhân lực, bồi dưỡng nguồn nhân lực. HRIS cũng giúp nắm rõ sự biến động của nguồn nhân lực và tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở ra quyết định đề bạt, bổ nhiệm.

Để thiết kế một HRIS hiệu quả, các chuyên gia khuyến nghị nên bắt đầu với câu hỏi về dữ liệu, như “Thông tin nào hiện có, thông tin nào cần thiết về nhân sự trong tổ chức?”, “Thông tin sẽ được sử dụng cho công việc gì?”, “Ai cần thông tin đó?”, “Khi nào và tần suất cần thông tin đó?”.

Trả lời những câu hỏi này sẽ xác định được phần cứng và phần mềm cần thiết, từ đó thiết lập nhóm dự án (project team) bao gồm đại diện từ một số bộ phận trong tổ chức, liên quan đến lĩnh vực xử lý dữ liệu, thông tin nguồn nhân lực và thông tin quản trị. Nhóm này phục vụ như ban dẫn đường để rà soát nhu cầu của người sử dụng, xác định khả năng cần thiết của hệ thống, chọn nhà cung cấp và bảo trì phần mềm và phần cứng, xác định quá trình lắp đặt hệ thống, hướng dẫn sử dụng.

Danh Vân

Theo DNSG Online